Vor dem Umzug werden Maßnahmen getroffen, um die Archivalien dauerhalt zu erhalten. Foto: Kreis Borken
Maßnahmen zum Schutz
Inhalt und Laufzeiten der Akten werden mit den Einträgen in der Datenbank abgeglichen. Foto: Kreis Borken
Abgleich mit der Datenbank
Die sorgfältig vorbereiteten Archivalien warten im Archiv auf ihren Umzug nach Vreden. Foto: Kreis Borken
Akten sind bereit für den Umzug

„Eine gute Vorbereitung ist alles“

Martin Ehling und Hildegard Nagel ǀ 28.08.2015

Bevor die historischen Bestände des Kreisarchivs Borken im nächsten Jahr in das neue Magazin im Kulturhistorischen Zentrum „umziehen“, gibt es für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter noch viel zu tun. Neben vielerlei organisatorischer Arbeiten werden die Bestände auf ihre korrekte Verzeichnung im Findbuch bzw. der Datenbank und ihre Vollständigkeit überprüft.  Das ist eine wichtige Aufgabe, die im Alltagsgeschäft oft aus Zeitgründen nicht geleistet werden kann.

600 laufende Meter stehen zur Verfügung
Im neuen Magazin in Vreden stehen für das Kreisarchiv 600 laufende Meter und für das Stadtarchiv Vreden 300 laufende Meter zur Verfügung. Unter einem „laufenden Meter Archivgut“ versteht man die Teilfläche eines Regals von 100 cm Länge, 40 cm Tiefe und 40 cm Höhe. Was zunächst viel klingt, relativiert sich, wenn man bedenkt, dass momentan 1.300 laufende Meter Regalfläche für das Archiv im Kreishaus Borken zur Verfügung stehen. Aus diesem Grund wird das Verwaltungsarchiv im Kreishaus Borken bleiben, „nur“  die historischen Bestände des Kreisarchivs aus den Jahren von 1816 bis etwa 1990 werden in das das neue Magazin des Kulturhistorischen Zentrums überführt. Diese Schriftgutüberlieferung setzt sich zu großen Teilen aus den Beständen der Landkreise  Ahaus und Borken von deren Gründung 1816 bis zur Neubildung des Kreises Borken im Rahmen der Kommunalen Neugliederung 1974 zusammen.  Die Akten des Zwischenarchivs, also die abgeschlossenen Akten aus den unterschiedlichen Fachdiensten und Fachbereichen, bleiben wegen der Nachfragen aus der Verwaltung und aus rechtlichen Gründen in Borken.

Der Umzug großer Bereiche des Archivs von Borken nach Vreden sorgt dafür, dass in den  Magazinräumen wieder etwas mehr Platz geschaffen wird. Akten, die zurzeit aus Platzmangel im ehemaligen Bunker gelagert werden, können dann im Magazin untergebracht werden.

Überprüfung der Vollständigkeit und konservatorische Behandlung
Zurzeit wird der Bestand „ AH 03 Landkreis Ahaus (1945-1974)“ auf seine Vollständigkeit und korrekte konservatorische Behandlung überprüft. Die Schriftstücke und Dokumente dieses Bestandes befassen sich mit dem Wiederaufbau des Landkreises Ahaus nach dem Zweiten Weltkrieg, dem Wiederbeginn des demokratischen Lebens nach dem Nationalsozialismus, den Wahlen und den Sitzungen des Kreistages und seiner Ausschüsse. In den Akten geht es auch um die Entwicklung der deutsch-niederländischen Beziehungen – von der Errichtung einer Sperrzone im Jahr 1945 bis zur Gründung der Interessengemeinschaft Rhein-Ems 1956 als dem Vorläufer der Euregio.

Bei der Überprüfung des Bestandes werden Inhalt und Laufzeit der Akten mit den Einträgen in der Datenbank AUGIAS-Archiv abgeglichen und ggfls. ergänzt oder korrigiert. Darüber hinaus wird geprüft, ob die Archivalien bereits konservatorisch behandelt worden sind. Um diese historischen Dokumente dauerhaft zu erhalten und zu sichern, sind einige Maßnahmen notwendig. So müssen die Schriftstücke aus den Aktenordnern entfernt und in säurefreie Aktenmappen „umgebettet“ werden. Sämtliche Metallteile wie zum Beispiel Büroklammern müssen entfernt werden, da der sich bildende Rost das Papier schädigen würde. Nach diesen Arbeitsschritten wird jede Akte in eine Archivmappe und diese dann in einen Archivkarton gepackt. Sowohl die Mappen als auch die Kartons bestehen aus säurefreiem und alterungsbeständigem Material und wurden bereits im Vorfeld in großen Mengen bestellt. Wenn Archivmappen und Archivkartons signiert sind, können die Archivalien zurück ins Magazin gebracht werden, um geordnet und sorgfältig vorbereitet auf ihren Umzug nach Vreden zu warten.

Martin Ehling und Hildegard Nagel arbeiten im Kreisarchiv und sorgen dafür, dass im nächsten Jahr alles für den Umzug ins Kulturhistorische Zentrum vorbereitet ist.

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